广州日报
正式条款应尽量采用一个句子表达一个主要要求。需要限定条件时⚡,先写适用条件,再写执行动作和结果,例如“当申请材料齐全时,审核人员应在规定期限内完成初审,并记录审核结论”。这种表达比“原则上及时处理”更容易检查和执行。
起草完成后可以用以下清单进行快速复核:第一,是否知道文🚀本要解决的具体问题;第二,是否确认编号的来源和真实含义;第三,是否写明适用对象、🚀时间范围和排除情形;第四,是否让每项要求都具备动作、责任人和完成标准;第五,是否区分确定信息与待确认信息;第六,是否核对金额、日期、名称、附件和版本;第七,是否经过实际使用者或审批人的复核。
起草任务需要先压缩成一句☀️可核对的目标句,目标句应同时说明动作、对象和结果。例如:⭐“为某项目形成内部执行方案,明确负责人、完成条件和审核节点。”如果文本属于合同或制度,还应在目标句中加入权利义务、适用范围或执行期限。
把编号当成完整主题。“17·c18”只能说明存在一个标识,不能自动说明文件对象、适用行业或具体结论。标题中的正式名称应以原始资料或需求方确认结果为准。
把背景材料写成执行要求。背景只能解释为什么要处理问题,执行要求还必须说明动🎯作、责任人、时间和完成标准。两类内容混在一起,会让读者知道原因,却不知道下一步怎么做。
提交前检查应分别进行事实核对、结构核对、语言核对和版本核对,不能只依靠通读寻找错别字。事实核对关注名称、数🔮字、日期、主体和附件;结构核对关注是否缺少目的、范围、责任和例外;语言核对关注歧义、重复和绝对化表述;版本核对关注编号、修订日期和审批状态。