起草前先建立资料和要求清单

17c.5c文件结构应围绕读者的使用顺序展开，而不是围绕起草者搜🎇集资料的顺序排列。读者通常需要先知道文件要解决什么问题，再了解适用范围、具体要求、责任分工和执行结果。

17c.5c文💯件审核📚不应只检查错别字，还应检验内容是否完整、逻辑是否闭合、表述是否一致以及执行是否可行。多人协作时，建议由起草人、业务人员和审核人员分别承担不同检查任务。

涉及合同责任、个人信息、财务金额、安全要求或对外承诺的内容，应增加专业复核。起草人员可以负责结构和表达，但不能代替授权部门作出未经确认的事实判断、法律判断或业务承诺。

定稿前处理版本、批注和风险

需要快速审批的文件可以采用“结论—依据—措施—风险—请示事项”的结构；需要长期执行的文件更适合采用“范围—定义—职责—流程—标准—记录—例外”的结构。结构选择应服务于文件用途，不应为了形式完整而增加与任务无关的章节。